Les achats indirects - également connus sous le nom d’achats hors production - regroupent l’ensemble des biens et services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise mais n’entrant pas directement dans la fabrication d’un produit ou service vendu. Ces achats sont essentiels au bon fonctionnement mais également à l’efficacité opérationnelle de l’entreprise.
Ils représentent en moyenne entre 15 et 25% du CA d’une entreprise.
Environnement de travail, Informatique, Marketing, Ressources Humaines, Transport, Logistique, Energie, Travaux bâtimentaires… autant de départements concernés par ces achats au sein des entreprises, quelles que soient leur taille et la nature de leur activité.
Dans l’immobilier tertiaire, les achats indirects désignent les dépenses ne concernant pas directement le cœur de métier de l’entreprise, notamment ceux liés à l’acquisition, à la construction ou à la réhabilitation d’un bâtiment. Ces dépenses sont indispensables pour garantir un fonctionnement optimal des bâtiments ainsi que des services associés.
Quelques exemples d’achats indirects :
Facility Management & services aux occupants : accueil, courrier & colis, services de conciergerie, maintenance technique des bâtiments, sûreté & sécurité, gestion des espaces verts, restauration, gestion des déchets, logiciels & outils de GMAO... Fournitures et équipements : fournitures & mobilier de bureau, consommables divers (ampoules, matériel de signalétique)...
Travel Management : voyages, transports, parkings, hébergements, véhicules de location... Énergies et fluides : contrats d’électricité, gaz, eau, services de gestion des consommations énergétiques... Prestations intellectuelles : assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO), conseil, audits techniques, audits RSE...
Des écueils subsistent cependant dans la gestion des achats indirects, pourtant essentiels aux entreprises.
De nombreuses entreprises admettent être dépourvues d’une vue d’ensemble des dépenses associées à leurs achats indirects. Une absence de clarté entraînant des obstacles majeurs pour les responsables achats :
- des achats souvent fragmentés 🧩,
- Non centralisés 🕸,
- Mal négociés 💸,
- Manquant de visibilité 🔍 ou d'outils 🛠 pour être gérés efficacement…
Des catalogues fournisseurs excessivement étendu, une fragmentation significative, une gestion complexe, une maîtrise insuffisante de certains domaines d’approvisionnement et un manque de respect des procédures achats instaurées, mènent trop souvent à une expansion incontrôlée d’achats non encadrés, irréguliers et ponctuels, dits achats “sauvages” et à d’importants coûts indirects associés.
Si les achats directs bénéficient de longue date d’une gestion planifiée, structurée et optimisée de façon rigoureuse, la gestion des achats indirects, elle, reste négligée, freinant leur efficacité et entravant leur performance globale.
Il est temps pour les entreprises d’inverser la tendance
Fort heureusement, des solutions et outils existent, capables de combler le retard accusé par les achats indirects et remédier durablement aux problématiques précédemment exposées :
Rationalisation et centralisation
La rationalisation et la centralisation du portefeuille fournisseurs à travers :
- Une stratégie de sourcing rigoureuse des fournisseurs et la mise en place de partenariats stratégiques pouvant couvrir des catégories d’achats multiples,
- La mise en place de contrats-cadres, permettant de négocier avec un nombre restreint de fournisseurs référencés, de bénéficier de tarifs préférentiels mais également d’une gestion simplifiée et optimale,
- Une consolidation des commandes permettant de bénéficier d’économies d’échelle et de réduire les coûts logistiques.
Digitalisation et automatisation au service des acheteurs et décideurs
La digitalisation et l’automatisation des achats, permettant notamment :
- Une gestion optimisée et efficace des fournisseurs et des achats indirects,
- Une visibilité en temps réel des dépenses et une transparence des coûts,
- Une validation des commandes selon les politiques internes et une sécurisation des paiements.
Sécurisation des processus d’achats indirects
La mise en place d’une gouvernance achat efficace, veillant à :
- La définition et au renforcement des politiques d’achats,
- La centralisation des demandes d’achats via des portails et canaux validés,
- Une analyse et un reporting minutieux des achats,
- Une sensibilisation des collaborateurs aux processus achats et aux outils mis à leur disposition.
Bref, pour résumer, structurer ses achats indirects, autant que ses achats directs, constitue une démarche stratégique nécessaire pour améliorer :
✅ La gouvernance globale des coûts,
✅ Les performances financières, organisationnelles et environnementales,
✅ La qualité des biens acquis et des services mis en place et, par ricochet, la qualité de vie au travail et la performance des équipes.
Worlea au service des achats
La raison d’être de Worlea est d’assister durablement les prescripteurs et les décideurs dans leurs processus achat. Les associés à la genèse du projet, tous experts des métiers du procurement, se sont entourés d’experts en développement et en intelligence artificielle pour créer des outils performants, efficaces et innovants. Convaincus que le progrès peut être facilitateur et de l’opportunité apportée par les innovations en IA, les fondateurs ont construit le premier outil d’aide à la décision augmenté par IA à destination des décideurs, des acheteurs, des consultants, au service de l’optimisation des consultations d’achat.